Während der herausfordernden Corona-Zeit war die Frist für die Offenlegung von Jahresabschlüssen von 9 auf 12 Monate verlängert worden. Diese Übergangsbestimmung ist ausgelaufen, sodass die Offenlegung wieder binnen 9 Monaten nach dem Bilanzstichtag zu erfolgen hat. Für die große Masse der Kapitalgesellschaften, bei denen der Bilanzstichtag der 31.12. ist, muss daher die Offenlegung bis zum 30.9.2023 erfolgen.
Die Offenlegung erfolgt durch elektronische Einreichung beim Firmenbuch, wobei die Daten in strukturierter Form – in der Regel als XML-Datei – via FinanzOnline übermittelt werden. Für große Aktiengesellschaften muss seit 1.7.2023 die Veröffentlichung auf der „elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI)“ erfolgen, da mit der Einstellung des Amtsblattes der Wiener Zeitung die bisher dafür vorgesehene Veröffentlichung weggefallen ist (siehe dazu KI 08/23).
Von der verpflichtenden elektronischen Einreichung sind Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH & Co KG) betroffen, bei denen die Erlöse in den letzten zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 € überschritten haben. Bei entsprechenden Umsätzen unter 70.000 € ist auch eine Einreichung in Papierform möglich. Keine Offenlegungspflicht besteht für Einzelunternehmer:innen und „normale“ Personengesellschaften. Die Einreichung des Jahresabschlusses dürfen nicht nur Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen, sondern auch u.a. Bilanzbuchhalter:innen, Selbständige Buchhalter:innen, Rechtsanwält:innen, Notar:innen sowie vertretungsbefugte Organwalter:innen des Unternehmens vornehmen. Mit der elektronischen Einreichung sind Gebühren verbunden. Bei nicht ordnungsgemäßer und somit auch bei verspäteter Einreichung drohen automationsunterstützt verhängte Zwangsstrafen.
Die Strafen bei verspäteter Einreichung betreffen die Gesellschaft und die Geschäftsführung/Vorstand selbst. Beginnend bei 700 € für jede Geschäftsführer:in/Vorstand kommt es bei kleinen Kapitalgesellschaften alle zwei Monate wieder zu einer Strafe von 700 €, wenn der Jahresabschluss weiterhin nicht eingereicht wird. Organe von mittelgroßen Kapitalgesellschaften müssen 2.100 € zahlen und Organe von großen Kapitalgesellschaften sogar 4.200 €.